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PRINCIPAIS REALIZAÇÕES ESPERADAS Colaboração com o Gestor: • Gerencia e otimiza o tempo do Gestor, tratando os assuntos nos prazos adequados (agenda/deslocamentos, documentos/arquivos/relatórios). • Organiza os deslocamentos do Gestor: organiza a logística através da ferramenta existente, reúne os documentos de viagem, conclui os relatórios de despesas. • Elabora o calendário anual da entidade considerando o calendário distribuído pela assistente de Direção da entidade. • Divulga o calendário à Equipe de Direção em data definida com o gestor. • Organiza as reuniões (logística e planejamento), propõe pautas, participa se necessário e redige as atas... • Garante o andamento das ações identificadas nas reuniões. (opcional). • Organiza, pontualmente, os eventos da entidade (seminários, team buildings…) • Disponibiliza para o Gestor todos os elementos/arquivos/apresentações/ e relatórios necessários à sua atividade dentro dos prazos e com um olhar crítico. • Analisa os elementos/arquivos/apresentações e relatórios necessários à atividade do seu Gestor. (Opcional) • Lê os e-mails do Gestor e o informa sobre os e-mails importantes/urgentes, bem como as respostas a serem enviadas. • Trata diretamente determinados e-mails do gerente. (Opcional) • Transmite as informações pertinentes ao Gestor e à equipe de direção. • Sugere evoluções ao seu Gestor (ferramentas, organização...) • Garante o desdobramento permanente das informações entre o Gestor e seus interlocutores (N-1, N+1…) Preparação e/ou gerenciamento de arquivos: • Gerencia com total autonomia as missões complementares como, por exemplo, por exemplo: correspondente EP, controle do budget, tableaux de bord, ... • Garante a gestão de arquivos específicos, de acordo com o Gerente (ex.: atualização do site Intranet, implementação e animação de uma comunidade RSE, análise de temas específicos vinculados à Entidade...) (opcional) Assistência à ED/equipe: • Gerencia a administração do Pessoal: registros e tarefas específicas dentro dos prazos absenteísmo fora férias, consultas médicas, formações obrigatórias, formulários de mudança, acolhimento de novos colaboradores, saídas...) • Trata as questões da equipe, respeitando o prazo e a urgência da solicitação (ex.: suportes diversos, informação referentes aos dossiês do Gestor...) • Gerencia acesso a computadores na chegada e na saída do Pessoal (encomenda de material, acesso às salas de reunião). • Organiza reuniões considerando: prazos, tempo de duração, participantes, conexões, agenda e local. • Identifica as necessidades e trata as solicitações dentro dos prazos, seguindo as regras e os procedimentos. • Garante o andamento as solicitações. • Faz reuniões de informações à equipe e/ou organiza formações para a equipe. • Aplica as regras de arquivamento e orienta a equipe (confidencialidade e conservação). • Arquiva os documentos legais e regulamentares. Gerenciamento de compras da entidade • Gerencia as compras para a sua entidade através das ferramentas disponíveis: trata, verifica e acompanha os pedidos e as solicitações de compras, recebe as solicitações de compra e e encaminha as faturas sem pedido aos prestadores externos. . • Valida faturas sem pedido por delegação. (opcional) • Certifica-se que as regras e os procedimentos são aplicados pela equipe. Acolhimento e imagem do serviço: • Responde às diversas solicitações (internas e externas) e oferece respostas adaptadas. • Recebe e orienta os visitantes da entidade.