Administrative Assistant (Experienced)

Administrative Assistant (Experienced)

Build a career that matters with one of the world’s most respected employers! 

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PRINCIPAIS REALIZAÇÕES ESPERADAS Assistência à equipe: • Trata de todas as solicitações da equipe nos prazos e de acordo com as prioridades ou redireciona se necessário (ex. suporte para deslocamentos e relatórios de despesas, diversas soluções de problemas, acesso no site ou setor que exige crachá...) • Gerencia a administração do Pessoal: registros e tarefas específicas dentro dos prazos (absenteísmo fora férias, Consultas médicas, mudanças, formações obrigatórias, acolhimento de novos colaboradores, partidas etc.) • Gerencia o acesso a computadores na chegada e na partida de Pessoal (encomenda de material, acesso a salas de reunião,...). • Organiza reuniões recorrentes do serviço (planejamento e logística) e outras reuniões mediante solicitação dos membros da equipe (opcional): respeita os prazos da organização, o horário e a reserva salas de reuniões adequadamente, envia convites aos participantes, encaminha a agenda e o local. • Escreve as atas da reunião. (Opcional). • Organiza as viagens do Gestor no sistema disponível. (Opcional). • Aplica e transmite as regras de arquivamento de documentos (confidencialidade e conservação). • Gerencia o arquivamento de documentos legais. Gestão de compras da entidade: • Gerencia as compras (pedidos e ordens de compra) de sua entidade utilizando as ferramentas disponíveis, de acordo com as necessidades e as solicitações específicas. • Gerencia pedidos de compras e encaminha faturas sem pedido para serviço externo. • Aplica regras de compras e orienta a equipe. • Recebe os pedidos de compras e encaminha as faturas sem pedido ao prestador externo. • Valida as faturas sem pedido. (opcional) • Acompanha o budget de compras externas (suprimentos, prestadores...). (opcional). Desdobramento das informações: • Garante o desdobramento necessário das informações para o funcionamento correto da entidade: divulga as informações dentro dos prazos por meio do Gestor e/ou por e-mail com as listas de difusão adequadas e/ou garante a atualização do quadro de avisos quando necessário. • Divulga as notas de informações da Entidade e do Grupo. • Redige as notas da Entidade. (Opcional). • Atualiza as diversas listas (listas de difusão, organogramas…). Acolhimento e imagem do serviço: • Acolhe cada visitante ou interlocutor ao telefone (fora da entidade ou externo), orienta e dá uma resposta adaptada a suas necessidades. .

Why Michelin? 

• Career Growth: Personalized development plans, mentorship, and cross-functional opportunities. Unique career paths and opportunities for advancement.  

• Inclusive Culture: Thrive in a diverse, supportive environment where your competencies, contributions and behaviors are recognized. Option to join one of our Business Resource Groups and Inclusion Councils. 

• Innovation-Driven: Work on projects that matter—from sustainable materials to digital transformation. 

• Community Impact: Be part of a company that does what's right. We use sustainable business practices while balancing the needs of our customers and communities. 

Michelin is an equal employment opportunity employer of visible minorities, women, Indigenous persons and people with disabilities. If you need accommodation for any part of the employment application process because of a disability, please contact us at accommodations@michelin.com. 

We build the future with people like you. Begin your career with Michelin today!