Executive Assistant

2024-05-29
:
Budapest, Hungria
:
Administrativo
:
Regular
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PRINCIPAIS REALIZAÇÕES ESPERADAS Colaboração com o Gestor • Organiza e otimiza o tempo do gerente: lida com todos os assuntos dentro dos prazos adequados (incluindo deslocamentos, documentos/arquivos/relatórios, acompanhamento do budget). • Desenvolve o calendário anual da entidade considerando todos os prazos do Grupo e da entidade. • Organiza reuniões e seminários (logística, participantes e conteúdo), sugere pautas pertinentes, coleta todas as informações necessárias junto aos clientes/parceiros internos, prepara as apresentações com exatidão, participa das reuniões como membro da Equipe de Direção, redige e divulga as atas, e garante o andamento das ações identificadas. • Consolida e analisa as informações necessárias para o funcionamento correto da entidade, tanto internamente quanto externamente. • Inicia reuniões ad-hoc de acordo com as necessidades identificadas e os tópicos atuais internos/externos. • Lê os e-mails do Gestor e o alerta sobre e-mails importantes/urgentes e sobre as respostas a serem enviadas. • Trata diretamente dos e-mails do Gestor. (Opcional) Tratamento das demandas: • Responde às demandas internas/externas em tempo hábil, respeitando os valores do Grupo a fim de garantir uma imagem positiva da entidade / do Grupo. • Prioriza, gerencia as urgências, dando atenção especial aos impactos e às eventuais tensões a atenuar. • Antecipa as necessidades/solicitações de modo a contribuir com o desempenho da entidade / do Grupo. Gerenciamento de dossiês: • Coleta as informações pertinentes das equipes, dos parceiros internos e de outras fontes úteis da entidade para preparar todos os elementos necessários à atividade de seu Gestor. • Assume missões / tarefas acordadas com seu Gestor. • Efetua compras e garante, por delegação, o papel de validador (opcional) em vários campos (ferramentas de compras/faturamentos, deslocamentos etc.) • Acompanha o budget da entidade. (Opcional) Animação de sua rede de assistentes: • Coleta e dissemina todas as informações necessárias à atividade das assistentes da Equipe de Direção (e mais abrangente, para a rede de assistentes executivas). • Organiza e anima reuniões para troca e pontos regulares com a sua equipe de assistentes. • Garante o gerenciamento hierárquico ou funcional das assistentes de sua rede. (opcional)